Eventos

24.06.2014 22:17
ORAGNIZACIÓN DE EVENTOS
Tomado de:
https://www.bizkaia.net/kultura/kirolak/pdf/kirolbatantolatzea_cas.pdf
 

EVENTOS

Definición:

Los eventos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

Ingrid Fonseca (Fecha) Nombre del artículo. Disponible en: https://administraciondeldeporte.blogspot.com https://twitter.com/INGRIDFONSECAF

La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen término un certamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros.

En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del certamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos.

Un punto importante es lo referente a la fijación del precio en lo cual van a influir los costos de publicidad, la promoción, el monto que debe pagar el participante y todo lo que compete a la venta del evento ya que de esto depende el éxito del mismo. Es tan relevante lo que tiene que ver con los valores de la venta del evento como los costos para llevarlo a cabo, se debe tener en cuenta el margen de utilidad, los patrocinadores con los que se cuenta, los materiales, gastos de funcionamiento, mano de obra y los imprevistos.

Las personas que van a trabajar para organizar y llevar a feliz término el evento se deben organizar en diferentes comités y cada uno de estos debe tener unas funciones establecidas previamente y un organigrama. Los comités de trabajo son los siguientes: organizador, financiero, comunicaciones, logística y técnico.

El comité organizador como su nombre lo dice es el encargado de organizar el evento, desde la planeación hasta la ejecución, hacer el cronograma y el programa y de coordinar a los otros comités. El comité financiero es el encargado del manejo del dinero, de realizar el presupuesto, comercialización, gestión ante empresas y rendición de cuentas. El comité de comunicaciones trabaja con la difusión, la promoción, venta y as relaciones publicas con los medios de comunicación desde la prensa, radio y si la magnitud del evento lo requiere con la televisión. El comité técnico trabaja en la programación, el cumplimiento de los horarios, todos los aspectos técnicos, la implementación y todos los materiales necesarios.

Ya teniendo en cuenta lo concerniente a la fijación del precio y los comités que van a trabajar es necesario hablar sobre la clasificación del evento el cual se divide de acuerdo a lo que se busca con el certamen. Por consiguiente se puede hablar de eventos de capacitación, recreativos y competitivos.

Los eventos de capacitación se dividen en talleres, seminarios, congresos, y ponencias y estos consisten en capacitar a los participantes en un tema de interés para ellos, por eso en el proceso de planeación es importante indagar sobre temas que puedan tener varia acogida entre el grupo objeto por ejemplo un congreso internacional de recreación y tiempo libre o un seminario taller de ciencias aplicadas al deporte. Otro punto clave es la buena escogencia de los ponentes, que sean personas capacitadas y con mucha experiencia en el tema que van a tratar de tal forma que sea llamativo para el participante, que y no se puede dejar a un lado lo relacionado con las ponencias, estas no deben ser repetitivas y deben estar actualizadas.

En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la participación del grupo que se logró captar mediante la publicidad y con la participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público asistente.

Entre los eventos recreativos se encuentran los campamentos, gymkhanas y actividades acuáticas para su organización se debe tener en cuenta el staff o grupo de trabajo, logística para los materiales a utilizar y el paramédico para el cuidado de los participantes. Los certámenes recreativos se venden a empresas por medio de propuestas que incluyen todo lo necesario durante el tiempo que el grupo este con el staff de recreadores.

En los eventos deportivos se pueden resaltar los campeonatos y torneos, en estos debe haber un reglamento en el cual quede especificado el sistema de juego a utilizar, las inscripciones, la premiación y todo lo relacionado con las faltas y sanciones, en estos se enfrentan delegaciones de forma grupal e individual, se debe tener en cuenta que se busca ganar, integrar los participantes y la formación de valores por medio de la práctica deportiva. El grupo organizativo debe tener en cuenta la organización de los equipos, la atención a los delegados, la información oportuna sobre las fechas y jornadas que se van a realizar, la buena escogencia del cuerpo arbitral que va a estar a cargo de los partidos, la premiación, el costo de la inscripción y la acreditación de deportistas, entrenadores y delegados.

En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área. Por último quiero terminar resaltando que el organizador de eventos deportivos debe ser una persona dinámica, proactiva y con la capacidad de solucionar problemas al instante, de esta forma se lograra cumplir con lo esperado y se obtendrán los beneficios personales, sociales y económicos esperados y se tendrá el agrado de brindar a las personas un evento que cumpla con sus expectativas y de esta forma valdrá la pena el tiempo dedicado en la planeación y la organización del mismo y saber que si apostamos con pasión y amor por lo que se está realizando siempre se va a culminar con mucho éxito.

Escrito por: Ingrid Fonseca Franco

BIBLIOGRAFIA: Gutiérrez, Juan. (2003). Fundamentos de administración deportiva. Bogotá: Kinessis.

 

Pasos para la organización de un evento

En la organización de cualquier tipo de evento se debe seguir unos pasos que lleven a la culminación exitosa de ellos.

  1. Planeación
  2. Divulgación
  3. Recursos

1. Planeación:

Cuando planeamos un evento lo estamos concibiendo en toda su magnitud. Estos son los pasos a seguir:

a. Definir objetivos y carácter del evento

b. Integrar el comité organizador: conformado por un coordinador general, directores de áreas de trabajo. El coordinador general tiene como función hacer un seguimiento permanente de las actividades de planeación, ejecución y conclusiones del evento. De be ser una persona con autoridad para tomar decisiones.

c. Crear las áreas de trabajo. De acuerdo con las actividades que serán desarrolladas, se deben crear entre otras las siguientes áreas de trabajo:

  • Área administrativa: maneja finanzas e inscripciones
  • Área operativa: cubre documentación y correspondencia.
  • Área de comunicaciones: le corresponde los asuntos relacionados con la promoción, publicidad e información del evento, coordina el protocolo.
  • Área social. Programa los actos sociales y contrata los servicios que requieran.

d. Definir fechas y duración del evento,

e. Determinar el público a quien va dirigido,

f. Elaborar el presupuesto, define el costo total del evento y establece las fuentes de financiación,

g. Determinar el lugar más apropiado para la realización del evento,

h) Definir los jueces,

i) Definir la metodología para las inscripciones: elaboración de planillas y papelería para distribuir en el momento de la inscripción. Es conveniente llevar el registro de los participantes

j) Preparar formularios de evaluación,

k) Colocar un puesto de primeros auxilios,

l) Programar y organizar la premiación.

2. Divulgación

La divulgación requiere de un plan riguroso que incluya la promoción, publicidad e información sobre el evento.

Aspectos que se deben tener en cuenta:

  • Seleccionar el color  o colores. Logotipo y slogan que identifique el evento.
  • Diseño y elaboración del material promocional y publicitario: afiches, plegables, folletos, vallar, pasacalles. Boletín, circular, escarapela, carpeta o porta documentos.
  • Coordinación y diseño de información y publicidad para los medios de comunicación.
  • Distribución del material informativo

3. Recursos

Todo evento requiere una utilización racional de los recursos humanos, físicos, materiales, técnicos y financieros.

Recursos humanos:

  • Comunicador social: debe ser una persona capacitada para coordinar, planear, desarrollar, controlar y evaluar todas las actividades de comunicación.
  • Secretaria
  • Maestro de ceremonias, se encarga de la presentación de los actos de instalación y clausura.
  • Fotógrafo
  • Camarógrafo
  • Operador de sonido
  • Mensajero, conductor, personal de aseo, personal para la inscripción
  • Guías

Recursos físicos:  

El lugar debe responder a las exigencias básicas de atención y comodidad (canchas).

  1. Recursos materiales: son diversos los recursos que se deben disponer para la organización de un evento. Lo más conveniente es separarlos de acuerdo con su utilización (computadores, documentos, lapiceros, papelería, balones, pitos, tarjetas cronometro,…).
  2. Recursos financieros: se debe elaborar un presupuesto discriminado por rubros y diseñar líneas de financiación. El éxito de cualquier evento está en la buena organización administrativa y un buen presupuesto de recursos financieros.
  • Lo primero es calcular el presupuesto de gastos.
  • Lo segundo es el presupuesto de ingresos
  • En tercer lugar se debe comparar el presupuesto de gastos con el presupuesto de ingresos para hallar el déficit o el superávit de los recursos financieros.

En caso de déficit se debe pensar en cómo superarlo, es decir, mediante el incremento el costo de las inscripciones o nuevas donaciones, buscando con ello que los eventos sean costeables.

 

 

Realización del evento

En la realización de un evento se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Adecuación del lugar: desde el día anterior a la instalación del evento, el lugar debe estar dispuesto para recibir a los asistentes. Debe tener en cuenta entre otros los siguientes aspectos:
  • Aseo general
  • Disponer de un puesto de inscripción, la distribución de las mesas y  en general no dejar pendientes materiales que se vayan a necesitar, cualquier retraso en esta actividad originará la alteración en la programación acordada.
  • Adecuar un salón donde se entregue las escarapelas, la programación y demás documentación necesaria. En este sitio se deberá disponer además de carteleras informativas.
  • Canchas. Por ser el sitio donde se llevará a cabo el evento, deberá reunir todos los requisitos y elementos que se requieran
  • En la cancha se debe disponer de  equipo de grabación, micrófonos y luces. Antes de iniciar la instalación se debe revisar el equipo de sonido y preparar todo lo necesario.
  • Además debe organizarse la mesa de planilleros
  • Sala de prensa
  • Puesto de información. Allí deben estar todos los materiales necesarios para la atención de los asistentes, en especial las planillas con las horas de inicio de cada partido. El puesto de información debe ser coordinado por una persona comprometida con la organización del evento.
  • Desde el día anterior se debe organizar la parte donde se llevará a cabo el evento: carteleras bien colocadas, mensajes de bienvenida, programación, primeros auxilios y otros.

 

  1. Protocolo: el protocolo es el ritual que se debe seguir en cada ceremonia, de acuerdo con unas normas universales.

Para todo acto se deben cumplir normas de protocolo en la ubicación y en el tratamiento de las personas. A continuación señalaremos las más significativas.

  • Mesa principal
  • Guía de protocolo. Incluye nombres y cargos de los integrantes de la mesa principal
  • Orden del día: para los actos de instalación y de clausura del evento. Incluye el orden de intervenciones e himnos. Se debe determinar el tiempo de cada una de las intervenciones y comunicarlo a cada uno de los invitados. El orden de las intervenciones debe ser de menor a mayor rango: habla de último la persona de mayor importancia; el orden de los himnos, el himno de la institución y el de Colombia o Antioquia (según el caso) debe iniciarlo.
  • Banderas: deberán colocarse a la derecha o detrás del estrado donde se encuentra la mesa principal.
  1. Detalles finales:
  • Adecuar una oficina de recibo
  • Expedir certificados de asistencia y organizarlos por orden alfabético.
  • Hacer entrega de las memorias, a los participantes.
  • Elaborar un listado de personas para enviar cartas o tarjetas de agradecimiento.
  • Organizar un archivo que contenga todos los documentos del evento
  • Llevar una planilla de inventario  de bienes, tanto materiales como de equipo.
  1. Clausura: en la clausura de un evento se llevan a cabo los siguientes pasos
  1. Evaluación: uno de los aspectos más importantes de la realización de un evento es el análisis de resultados generales. Comprende:
  • Balance de participación: se puede establecer por el número de asistentes y el grado de empatía alcanzado.
  • Balance de ingresos  por inscripciones
  • Valoración de los resultados: cosiste en comparar las acciones realizadas con las programadas. Debe de hacerse con todos los integrantes del comité organizador.

Se recomienda hacer un cuestionario de evaluación para recoger la opinión de los participantes del evento. Este cuestionario debe incluir aspectos, académicos, técnicos y de organización en general. Este permite a los organizadores poseer un balance general.

  1. Conclusiones: su elaboración es responsabilidad del comité organizador. Presentan una visión del conjunto de los temas tratados y de las actividades realizadas.
  2. Memorias: es el material escrito que se entrega a los participantes y contiene: asistentes y nombres de las entidades que representan (grados, colegios, universidades,..), programas y objetivos del evento, ponencias presentadas, hojas de vida de los expositores, conclusiones.
  3. Archivo: es indispensable contar con un registro escrito de preparativos del evento, su realización, conclusiones y logros alcanzados. Por esto, deben registrarse de cada evento aspectos como:
  • Lista de expositores y participantes
  • Programa general
  • Organización
  • Hojas de vida de los expositores
  • Comunicaciones enviadas
  • Copias de los discursos pronunciados en las sesiones de instalación  y de clausura
  • Copias de las conferencias, ponencias y demás intervenciones
  • Material gráfico, publicitario y promocional
  • Formato de la papelería del evento
  • Archivo de prensa y fotografía
  • Evaluación y balance del evento

 

  1. Sala de prensa: no todo evento ofrece los servicios de una sala de prensa. Pero todo evento si debe ofrecer servicio informativo, de tal forma que los medios de comunicación estén al tanto de las actividades que se llevan a cabo.